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集团型企业如何建设合同管理系统
2015-11-04 08:27 作者:周蕾 来源:《法人》
 
如何建立一套全集团适用的合同管理系统,既能适应不同业务和管理的要求,又能实现全集团自上而下统一管控、集中管理的目标,这给系统建设单位提出了一个难题
 
        企业合同管理是企业落实风险防控的一个重点领域,也是企业在对外交易的过程中须重点把控的内容,毋庸置疑,无论从外部的政策和环境上,还是从内部风险防范和制度遵从上来看,重要性都很高。合同管理系统能够借助IT的手段,辅助企业落实制度要求,规范流程、防控风险、提升效率。受到了越来越多企业的青睐。
        目前越来越多的企业通过建立合同管理系统的方式,实现对合同的全过程管理,来提高自身合同管理水平。但是合同管理系统如何来建设,各企业根据公司规模和业务的不同也存在较大的差异。特别是集团型企业和单体企业在建设合同管理系统时,需要关注的重点和考虑的因素也不一致。单体企业由于业务类型固定、组织结构简单等特点,合同管理系统建设时会相对容易,在此不做详细论述。本文重点从集团型企业合同管理系统建设的角度,分析系统建设时需要关注的问题。
        集团型企业不同于单体企业,存在业务多元化、组织层级多、地域分布广、管理模式多样化等特点,其合同管理的业务和管理要求自然也会比较复杂。那么如何建立一套全集团适用的合同管理系统,既能适应不同业务和管理的要求,又能实现全集团自上而下统一管控、集中管理的目标,这无疑给系统建设单位提出了一个难题。
        目前市场上合同管理产品多种多样,但超过半数的产品仅针对单一企业的某些固定类型的合同,其管理相对固化,功能和组织架构等均不可扩展,这类产品显然不适合集团型企业,那么集团型企业合同管理系统都需要具备哪些特点?结合多年来在煤炭、石油、石化、交通、金融、航空等大型集团型企业合同管理系统建设的经验,从法务部门管理的视角来看,笔者认为集团型企业合同管理系统的关键之一在于系统的灵活性。
        灵活不代表完全的差异化,灵活是在集团的总体管控下,在统一的制度和管理目标约束下,满足不同业务单元、不同合同类别、不同组织层级的管理需要。这就需要合同管理系统除了具有强大的功能外,还要基于开放、可扩展、易开发的平台。下文就从系统功能、系统集成、审核流程、系统部署和用户界面几个方面,分析集团型企业合同管理系统建设过程中需要特别重视的灵活性问题。
 
系统功能:覆盖合同管理全生命周期的需要,同时对不同的合同类型实现差异化的管理
 
        合同管理全生命周期包括了合同签订前、签订中、履行中和履行后的四个阶段,可能涉及的管理模块涵盖相对方管理、合同范本管理,合同签订,合同履行,合同的变更,解除,合同终结和评价,合同归档,纠纷争议处理等。合同管理的全过程事项显然不是一个部门独立完成的,而是由合同承办部门、财务部门、法律部门、相关事权部门协同来完成的。
        在企业合同管理的过程中,由于不同单位或不同组织层级间管理存在差异,所以每个单位对合同管理的关注点也不一致。如在某企业,总部法律部门作为全集团合同的归口管理部门,重点管控各层级合同审查的合规性,而不具体关注单个合同履约的情况;但是在其下属二级单位,由于其合同业务更单一,管理更具象,就要求将合同从订立和履行的过程全部管理起来。在此情况下,系统建设如果仅考虑了总部的管理要求,则建立的合同管理系统就不能满足所有单位的需要。因此在全集团系统建设时,需要从上到下了解需求,明确差异,建立覆盖全生命周期过程的合同管理系统,以满足不同单位管理的需要。
        由于不同的合同类别,风险程度不一致,管控重点也不一致,所以不能为了单纯的统一而建立一个粗放式管理的系统,而应针对不同的合同类别,构建差异化的管理内容。如表单要素的差异、审批流程的差异、前置事项的差异、合同履约跟踪监控的差异等。这些差异落实在系统中,就需要合同管理系统具有足够的灵活性,能够根据合同类别,配置不同的管理方式,如下图(图一)为某企业按照合同分类的不同,差异化管理的示例:
 
系统集成:根据不同单位现有系统建设的情况,建立灵活的集成策略
 
        合同管理系统一般不是企业的第一个系统,企业在建设合同管理系统前,通常已经存在了若干系统,如档案管理系统、统一的流程平台、预算系统、资金支付系统、供应商客户管理系统等。    这些跟合同相关的系统,需要基于合同管理的业务链条来进行串联,打通原有相互分立的系统。如在合同全生命周期管理的链条中,可能涉及的系统集成有:合同订立前的供应商客户主数据管理系统、预算系统,合同订立过程的审批流程,合同履行过程的付款审批、财务系统等,合同履行后的档案管理系统等。
        同一集团内部由于信息化基础不一致,其信息系统建设的情况也多会存在不同。不同单位自己单独建设的系统,需要建立单独的集成策略,在此先不做详细讨论。有些系统虽然是全集团统一建设的,但是由于各单位业务的差异,不同单位间可能会存在使用同一套系统,但是使用的模块不一致的情况。如目前比较常见的SAP系统,在集团总部可能仅使用了财务或采购个别模块,但是在不同的下属单位可能会分别使用项目管理模块、销售模块、采购模块、财务模块等。如果系统建设时不考虑这些集成差异,只建设了一个包含所有模块集成的合同管理系统,未考虑没有使用相应模块单位的差异化的集成策略,则在推广过程中必然会遇到巨大的挑战。因此,在系统设计时就需要考虑不同单位不同系统的灵活集成策略。
 
审批流程:支撑多层级、跨组织机构审批的需要
 
        审批流程是合同管理系统中非常重要的部分,因为审批流程是系统内使用最多,且也最容易受用户诟病的功能。审批流程设计的合理性直接影响合同审批的效率。集团型企业由于层级多,组织机构复杂,其审批流程也会更为复杂。同一单位内部的审批流程需要支持多部门并行会签、领导审核、不同的条件下有不同的流转路径等。对于不同层级的单位,系统更需要支撑流程的上下贯通,实现合同的逐级和多级审查,如下图(图二)所示,一个两级审批的流程图,系统须实现企业内部和上级单位审批流程的有效融合。
        此外,系统中审批流程的设置最好是界面化的直观方式,这样方便用户查看和跟踪流程,在流程环节或者审批人员发生变化时能快速地调整流程。
 
系统部署:支持灵活的部署方式,满足组织机构变革的需要

 
        基于不同集团企业网络建设、硬件配置、IT能力的差异,其部署方式的要求也是不一致的。有些企业总部的IT能力较强,资源配备较好,则倾向于采用集中部署的方式,便于系统的集中管理和统一运维。有些企业各下属单位的IT能力和资源配置也比较好,且集团统一管控的要求不是那么强烈,则倾向于采用分布式部署的方式,各单位独立管理自己的系统。还有些企业部分下属单位IT能力较好,部分单位IT能力较弱,则可能会需要实现IT能力较弱的单位和总部统一集中部署,IT能力较强的单位独立部署的混合部署方式。因此需要合同管理产品可以支持多种部署方式(见图三)。
另外,由于系统的使用可能是长期的,随着市场的发展,企业可能会存在组织机构的变革,如企业合并或收购某一公司,或者某条业务线相对独立,可从总部部门划分出去,重组成立子公司等,都需要系统能进行随需的应用拆分和重组,满足组织机构变革的需要。
 
用户界面:人性化的界面设计,满足不同角色的人查看的需要
 
        系统在设计时,须对不同的用户角色进行行为分析,根据不同角色用户的常用操作,展示不同的界面,来提升用户使用系统的效率和体验(见图四)。如合同承办人需要进行合同的起草、跟踪合同审批流程和后续执行,因此合同承办人的界面上需要能独立显示“我的合同”,并通过“我的合同”跟踪本人承办合同的最新进展;公司领导只在系统中参与合同的审批和把控合同总体情况,因此在公司领导的界面只要显示待办工作和公司签约情况的汇总信息即可。
        另外由于合同文件属于公司的商业秘密,所以为了保护公司的商密,合同系统还需要设计严密的权限机制,保证只有合同的参与人员和相关管理人员能查看此合同信息。
        以上五点是笔者结合自己长期服务于大型集团型企业的实际案例中总结出的经验,希望能给更多的集团型企业提供参考。另外笔者想强调的是,集团型企业在建设合同管理系统时,对于产品和厂商的选型,除了以上五点因素外,还需要考虑其产品的订制开发能力,毕竟市场上再完美的产品也不可能完全适应本企业的管理实际。产品的订制开发能力具体从三方面可以体现出来:(1)需求理解的能力;(2)技术团队的规模;(3)大型集团型企业案例的数量。
 
 
周蕾
慧点科技风险管理与控制事业部合同与法务管理产品咨询顾问,参与过多家大型集团合同管理系统和法务管理系统的咨询和实施,专注于为大型、集团型客户提供合同管理和法务管理的IT解决方案。

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